QUY TRÌNH PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ THEO THÔNG TƯ 68/2019/TT-BTC

25/03/2021

Quy trình phát hành Hóa đơn điện tử thay đổi như thế nào theo Thông tư mới nhất 68/2019/TT-BTC. Cùng tìm hiểu ngay!

So với các Quy định trước đây thì Thông tư 68/2019/TT-BTC có một số điều thay đổi về Quy định phát hành Hóa đơn điện tử. Để Kế toán và Doanh nghiệp tuân thủ chính xác về những quy định thay đổi, P.A Việt Nam sẽ giúp bạn nắm rõ hơn về các Quy định mới khác gì so với Quy định cũ nhé.

Cùng chuyển đổi Hóa đơn điện tử thông minh để tiết kiệm chi phí và vận hành nhanh hơn

 

1. Đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử

Đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử
Quy định cũ Quy định mới

Nộp Hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử gồm:

– Mẫu hóa đơn

– Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

– Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Chỉ cần nộp Tờ khai Đăng ký/Thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu số 01 ban hành theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP để đăng ký sử dụng HĐĐT với cơ quan thuế.
Sau 02 ngày (kể từ ngày nộp hồ sơ), nếu cơ quan thuế không có ý kiến thì Doanh nghiệp có thể bắt đầu phát hành hóa đơn Sau 01 ngày làm việc (kể từ ngày nộp hồ sơ) Cơ quan thuế sẽ gửi Thông báo Về việc chấp nhận/không chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử cho đơn vị qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.


2.
Khởi tạo mẫu hóa đơn

Khởi tạo mẫu Hóa đơn
Quy định cũ Quy định mới

Mẫu số thường bao gồm 11 ký tự

VD: 01GTKT0/00

Bỏ Mẫu số hóa đơn

Ký hiệu hóa đơn bao gồm 06 ký tự:

– 2 ký tự đầu để phân biệt các ký hiệu mẫu hóa đơn

– Ký tự thứ 3 là dấu “/”.

– 2 ký tự tiếp theo thể hiện năm tạo hoá đơn

– 1 ký tự cuối thể hiện hình thức hoá đơn (Hình thức hóa đơn điện tử được ký hiệu là E. Ví dụ: AB/19E)

Thay đổi Ký hiệu hóa đơn (Điểm a.2, khoản 1, Điều 3, Thông tư 68)

– Ký tự thứ 1: để phân biệt các loại hóa đơn. 

Trong đó: 1 là Hóa đơn GTGT; 2 là Hóa đơn Bán hàng ; 3 là Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử; 4 là hóa đơn khác hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác.

– Ký tự thứ 2 là C: hóa đơn điện tử loại có mã của cơ quan thuế hoặc K: loại không có mã của cơ quan thuế.

– Ký tự thứ 3 và 4: năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch.

– Ký tự thứ 5: Thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng với các ký tự: T; D; L; M.

– Ký tự thứ 6 và 7: do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý, trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY. Ví dụ: 1K21TAA

   

3. Đánh số Hóa đơn điện tử

Đánh số Hóa đơn điện tử
Quy định cũ Quy định mới

Số hóa đơn gồm 7 chữ số từ 0000001 – 9999999

Số hóa đơn gồm tối đa 8 chữ số từ 1 – 99999999

 

4. Xử lý sai sót/điều chỉnh Hóa đơn điện tử

Xử lý sai sót/điều chỉnh Hóa đơn điện tử
Quy định cũ Quy định mới

Trường hợp phát hiện sai sót khi đã lập HĐĐT và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc HĐĐT đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì:

- Hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Trong đó, thời hạn hiệu lực do các bên tham gia tự thoả thuận.

- Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử sai sót và gửi cho người mua.

 

Trường hợp phát hiện sai sót khi hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế thì:

- Lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót.

- Người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót.

- Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.

Trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Chính Phủ đã quy ra thành 03 trường hợp sai sót chính và quy định cách xử lý sai sót rất chi tiết cho các đơn vị kinh doanh. Cụ thể:

- Trường hợp bên bán phát hiện HĐĐT được cấp mã của cơ quan thuế có sai sót nhưng chưa gửi cho bên mua:


Trường hợp này bên bán sẽ thông gửi thông báo tới cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định mới này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót. Đồng thời, bên bán phải lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
Phía cơ quan thuế khi nhận được thông báo từ bên bán sẽ hủy HĐĐT đã cấp mã nhưng có sai sót trên hệ thống của cơ quan thuế.

- Trường hợp HĐĐT có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế có sai sót, đã gửi cho bên mua thì bên bán mới phát hiện sai sót:


Với trường hợp này, bên bán sẽ xử lý sai sót như sau:
    + Nếu là sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác thì bên bán chỉ việc thông báo cho bên mua về việc hóa đơn có sai sót, hai bên không cần lập lại hóa đơn mới. Song song với đó, bên bán phải lập thông báo về việc HĐĐT xảy ra sai sót gửi tới cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định mới này, trừ trường hợp HĐĐT không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
    + Nếu là sai sót về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì bên bán xử lý theo một trong hai cách sau:

Cách 1: Bên bán lập HĐĐT điều chỉnh sai sót mắc phải. Hai bên bán mua chỉ bắt buộc phải lập lập văn bản thỏa thuận điều chỉnh, trước khi lập hóa đơn điều chỉnh, nếu như hai bên đã có thỏa thuận trước đó. Hóa đơn điều chỉnh cần gì rõ sai sót cần điều chỉnh cùng dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”; bên bán ký số rồi gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

Cách 2: Bên bán lập HĐĐT mới thay thế cho hóa đơn sai sót. Hai bên bán mua chỉ bắt buộc phải lập lập văn bản thỏa thuận điều chỉnh, trước khi lập hóa đơn điều chỉnh, nếu như hai bên đã có thỏa thuận trước đó. Hóa đơn thay thế phải ghi rõ sai sót cùng dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”; bên bán ký số rồi gửi theo cách thức tương tự như với HĐĐT điều chỉnh.

Lưu ý rằng, riêng ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không sẽ được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần tới các thông tin điều chỉnh. Do đó, các DN hàng không được xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển cho đại lý xuất.

Không có quy định

Nếu cơ quan thuế Nhận dữ liệu hóa đơn điện tử và phát có sai sót dù là HĐĐT có mã hay không có mã của cơ quan thuế, khi bị cơ quan thuế phát hiện sai sót thì cơ quan thuế sẽ gửi thông báo cho bên bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định mới này để bên bán kiểm tra sai sót.

Theo thời hạn đã ghi trên thông báo gửi về, bên bán thực hiện thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA, ban hành kèm theo Nghị định mới này, gửi tới cơ quan thuế về việc kiểm tra HĐĐT đã lập có sai sót.

 

Trường hợp quá thời hạn thông báo, bên bán không thông báo lại thì cơ quan thuế sẽ gửi thông báo lần 2. Nếu quá thời hạn thông báo lần 2 vẫn chưa thấy bên bán thông báo lại thì cơ quan thuế sẽ xem xét để chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng HĐĐT.

Khi Thay đổi/điều chỉnh thông tin đã đăng ký sử dụng HĐĐT:

Lập Tờ khai Đăng ký/Thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu số 01 ban hành theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Lập Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu TB04/AC ban hành theo thông tư 39/2014/TT-BTC Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế.

 

5. Chuyển dữ liệu Hóa đơn điện tử đến Cơ quan Thuế

Chuyển dữ liệu Hóa đơn điện tử đến Cơ quan Thuế
Quy định cũ Quy định mới

Định kỳ 6 tháng một lần, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT phải gửi Báo cáo về việc truyền hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế (theo mẫu số 3, ban hành kèm thông tư 32/2011/TT-BTC).

Thực hiện theo 1 trong 2 phương thức:

1. Gửi Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo phụ lục II ban hành theo thông tư 68/2019/TT-BTC để gửi cơ quan thuế cùng với thời gian gửi Tờ khai thuế giá trị gia tăng => Áp dụng với một số lĩnh vực như: Bưu chính viễn thông; Bảo hiểm; Tài chính ngân hàng; Vận tải hàng không…(Xem chi tiết tại Khoản 2, Điều 16, Thông tư 68/2019/TT-BTC)

2. Chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn: Sau khi lập đầy đủ các nội dung trên hóa đơn gửi hóa đơn cho người mua và đồng thời gửi hóa đơn cho cơ quan thuế => Áp dụng đối tượng không thuộc quy định tại mục 1.

 

Hóa đơn điện tử thông minh P.A Việt Nam – Đơn vị cung cấp Hóa đơn điện tử TOP đầu được Cơ quan Thuế chứng thực và là sự lựa chọn của nhiều Doanh nghiệp. Liên hệ ngay với P.A Việt Nam để được tư vấn các thủ tục đăng ký Hóa đơn điện tử với Cơ quan Thuế.

** Đăng ký DÙNG THỬ MIỄN PHÍ mọi tính năng phần mềm Hóa đơn điện tử P.A Việt Nam tại đây.

Xem thêm:

----------------------

Kết nối ngay với Nhân viên kinh doanh P.A Việt Nam để được hỗ trợ nhanh nhất:
● Web Call miễn phí: hoadon30s.vn
● Facebook: m.me/hoadon.cloud
● Telegram: 
t.me/pavietnam_bot
● HCM: 028-7307 3737 || Hà Nội: 024-7307 373
Bài viết liên quan khác
  • Doanh nghiệp hào hứng với hoá đơn điện tử, hoá đơn điện tử có mã xác thực
  • 23:59 19/04/2019

    Doanh nghiệp hào hứng với hoá đơn điện tử, hoá đơn điện tử có mã xác thực

    Ngày 23/6/2016, Bộ Tài chính đã ban hành Quyết định số 1209/QĐ-BTC về việc thí điểm sử dụng hoá đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế. Việc thí điểm được thực hiện đối với 200 doanh nghiệp trên địa bàn Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh đến hết tháng 12/2016 và chuẩn bị các điều kiện cần thiết để tổ chức thí điểm thông suốt.
  • Ngành Thuế gia hạn thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử
  • 23:59 19/04/2019

    Ngành Thuế gia hạn thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử

    Tổng cục Trưởng Tổng cục Thuế đã ký Quyết định số 2660/QĐ-BTC về gia hạn việc thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) có mã xác thực của cơ quan thuế, từ ngày 01/01/2017 đến khi có các quyết định mới.
  • Hoàn thành việc áp dụng hóa đơn điện tử vào năm 2020
  • 23:59 20/04/2019

    Hoàn thành việc áp dụng hóa đơn điện tử vào năm 2020

    (TBTCVN) - Tại buổi họp báo chuyên đề do Tổng cục Thuế tổ chức chiều 19/10, ông Cao Anh Tuấn – Phó Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế cho biết, sẽ hoàn thành việc chuyển đổi hóa đơn giấy hiện nay sang hóa đơn điện tử (HĐĐT) trước ngày 1/11/2020.
  • Đã xác thực được hơn 2,3 triệu hóa đơn
  • 23:59 20/04/2019

    Đã xác thực được hơn 2,3 triệu hóa đơn

    Nằm trong kế hoạch triển khai các Nghị quyết của Chính phủ về cải thiện môi trường kinh doanh, nâng cao năng lực cạnh tranh và Chính phủ điện tử, thời gian qua, Tổng cục Thuế đã xây dựng và triển khai thí điểm hệ thống cấp hóa đơn điện tử có mã xác thực. 
  • Những thông tin Doanh nghiệp cần lưu ý về Hóa Đơn Điện Tử
  • 23:59 14/06/2019

    Những thông tin Doanh nghiệp cần lưu ý về Hóa Đơn Điện Tử

    Theo Luật Quản Lý Thuế bắt buộc doanh nghiệp tại Việt Nam phải chuyển đổi sang sử dụng HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ (HĐĐT) thay cho Hóa đơn giấy như thường lệ. Sự ra đời của Hóa đơn điện tử là trong những bước chuyển đổi liên quan đến công nghệ thanh toán đang rất được quan tâm nhờ mang lại nhiều tính năng hữu ích.
  • Hướng dẫn nộp Thông báo phát hành hóa đơn qua mạng
  • 23:59 10/07/2019

    Hướng dẫn nộp Thông báo phát hành hóa đơn qua mạng

    Với mục tiêu hỗ trợ doanh nghiệp trong công tác chuyển đổi dịch vụ hóa đơn và kê khai thuế, P.A Việt Nam đã cho xuất bản hệ thống đăng ký hóa đơn điện tử. Dưới đây là bài hướng dẫn Nộp thông báo phát hành hóa đơn qua mạng.
  • Workshop Hóa Đơn Điện Tử Thông Minh - Xu Thế Tất Yếu Của Doanh Nghiệp Chuyển Đổi Số
  • 23:59 18/07/2019

    Workshop Hóa Đơn Điện Tử Thông Minh - Xu Thế Tất Yếu Của Doanh Nghiệp Chuyển Đổi Số

    Một doanh nghiệp được thực sự coi là chuyển đổi số khi tiến hành số hóa, tự động hóa tất cả các quy trình làm việc để thay thế phương thức làm việc thủ công, kém hiệu quả trước đây. Mọi hoạt động của doanh nghiệp từ sản xuất, quảng bá, tiếp thị, bán hàng, thanh toán cho tới xuất hóa đơn… đều phải số hóa, tự động hóa, đồng thời đồng bộ lẫn nhau để tạo nên một hệ thống hoàn chỉnh.
  • Chuẩn bị chuyển đổi sử dụng hoàn toàn sang Hóa đơn điện tử
  • 23:59 19/07/2019

    Chuẩn bị chuyển đổi sử dụng hoàn toàn sang Hóa đơn điện tử

    Mới đây, Luật Quản lý thuế (sửa đổi) được công bố ngày 04/07/2019 đã đưa ra quy định về việc áp dụng hóa đơn, chứng từ điện tử. “Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để ngành thuế mở rộng hóa đơn điện tử (HĐĐT) và “khai tử” hóa đơn giấy truyền thống”, bà Tạ Thị Phương Lan, Phó vụ trưởng Vụ Quản lý thuế DN nhỏ và vừa, hộ kinh doanh và cá nhân (Tổng cục Thuế) khẳng định.
  • Hướng Dẫn Quản Lý Tình Hình Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử
  • 23:59 23/08/2019

    Hướng Dẫn Quản Lý Tình Hình Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử

    Ngoài chức năng phát hành và gửi hóa đơn điện tử nhanh chóng, giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và tiết kiệm thời gian thì việc quản lý tình hình sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) cũng là một trong các yếu tố quan trọng và cần thiết đối với các doanh nghiệp hiện nay.
  • Quy Định Về Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử Khi Có Hàng Hóa Đi Đường
  • 23:59 30/07/2019

    Quy Định Về Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử Khi Có Hàng Hóa Đi Đường

    Nghị định 119/2018/NĐ-CP được Chính phủ ban hành quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bắt đầu có hiệu lực từ 1/11/2018. Điều này đã đánh dấu thêm một bước tiến trong lộ trình chuyển dịch sử dụng Hóa đơn giấy sang Hóa đơn điện tử.
X Tư vấn miễn phí

Xin chào

P.A Việt Nam có thể giúp gì cho quý khách?

Chat với sales