Những Nhầm Lẫn Khiến Doanh Nghiệp Gặp Rủi Ro Khi Chưa Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử

14/08/2019

Công cuộc chuyển đổi từ sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử đã bước vào giai đoạn nước rút. Cơ quan thuế nhiều địa phương đang khẩn trương triển khai nhiều chương trình hướng dẫn, hỗ trợ doanh nghiệp trên địa bàn sử dụng hóa đơn điện tử.

Tuy nhiên, vẫn còn một bộ phận doanh nghiệp tỏ ra thờ ơ với hóa đơn điện tử bởi suy nghĩ tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy thì có lợi hơn là chuyển đổi.

Chính những suy nghĩ sai lầm này đã đẩy doanh nghiệp đến nhiều rủi ro khó lường trước.

 

Một số doanh nghiệp lấy chi phí đặt in hóa đơn giấy ban đầu để so sánh với chi phí khởi tạo hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, đây là cách so sánh khập khiễng và không thực tế.

Để sử dụng hóa đơn giấy, ngoài chi phí đặt in, doanh nghiệp còn phải chi trả rất nhiều chi phí khác trong quá trình sử dụng như: chi phí mực in, chi phí chuyển phát nhanh, chi phí lưu kho. Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể phải chi trả cho chi phí phát sinh do phải thực hiện tuân thủ nghĩa vụ thuế khi xảy ra mất hỏng hóa đơn.

Từ những chi phí trên, tổng chi phí cho việc sử dụng một hóa đơn giấy giao động từ 25.000 - 30.000 đồng/hóa đơn giấy.

Bên cạnh đó, với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp hoàn toàn có thể cắt giảm hoặc tối ưu được nhưng chi phí trên. Tính sơ bộ, doanh nghiệp chỉ phải chi trả từ 300 đồng/hóa đơn điện tử. Như vậy, quan niệm sử dụng hóa đơn giấy để tiết kiệm là hoàn toàn sai lầm.

 

Nhiều kế toán và doanh nghiệp cảm thấy dễ dàng hơn khi có thể cầm tận tay tờ hóa đơn giấy để lưu trữ. Nhưng việc lưu trữ hóa đơn giấy khiến doanh nghiệp gặp rất nhiều rủi ro như:
   ✓ Chiếm nhiều diện tích sử dụng của doanh nghiệp
   ✓ Tra cứu hóa đơn mất nhiều thời gian công sức
   ✓ Rủi ro thất lạc, cháy hỏng hóa đơn cao
   ✓ Tốn nguồn lực để kiểm soát
   ✓ Khó quản lý tình hình sử dụng và lưu trữ hóa đơn

Ngược lại hóa đơn điện tử lại lưu trữ vô cùng dễ dàng và thực hiện tự động. Trường hợp mất dữ liệu, doanh nghiệp hoàn toàn có thể phục hồi dữ liệu có sẵn trên hệ thống phần mềm. Dịch vụ hóa đơn điện tử của P.A Việt Nam là một trong những lựa chọn về hóa đơn điện tử hàng đầu hỗ trợ bạn trong việc lưu trữ dữ liệu với hơn 18 năm kinh nghiệm. Với mỗi hóa đơn có một mã số riêng để tra cứu và được bảo mật tài khoản 2 lớp. Đặc biệt dữ liệu luôn được backup theo giờ với nhiều lớp và sử dụng chứng chỉ bảo mật SSL đảm bảo việc truyền dữ liệu.

 

Một trong những hiểu nhầm dẫn đến rủi ro khi sử dụng hóa đơn giấy của doanh nghiệp là suy nghĩ cho rằng hóa đơn giấy an toàn, bảo mật hơn hóa đơn điện tử vì có thể cất trữ ở những kín nhất và không lo lộ thông tin doanh nghiệp. Tuy nhiên quan niệm này đang vấp phải nhiều ý kiến trái chiều từ những doanh nghiệp đã là đang sử dụng hóa đon điện tử.

Việc sử dụng hóa đơn giấy không hề an toàn như nhiều doanh nghiệp đang nghĩ. Dù kho lưu trữ hóa đơn giấy có kín đến đâu thì vẫn có thể xảy ra trường hợp mối mọt, thất lạc hóa đơn. Đó là chưa kể việc sử dụng hóa đơn giấy còn có thể tạo cơ hội cho kẻ xấu lợi dụng sơ hở để tiết lộ thông tin hoặc lưu hành hóa đơn giả trong doanh nghiệp, gây rủi ro về pháp lý khá cao cho doanh nghiệp.

➜ Những bất cập trên hoàn toàn có thể cải thiện nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử. Việc lưu trữ trực tuyến trên hệ thống của đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử sẽ đảm bảo hóa không bị thất lạc, mất hỏng và khối lượng lưu trữ lên tới 10 năm theo quy định của Luật kế toán.

-----------------
Liên Hệ Tư Vấn & Đăng Ký Sử Dụng Dịch Vụ:
   ▶ Hotline: 1900 9477 (Ext: 606)
   ▶ HCM: ‎(028) 6256 3737 || HN: ‎(024) 7307 3737
   ▶ Facebook: www.facebook.com/hoadon.cloud

Bài viết liên quan khác
  • Doanh nghiệp hào hứng với hoá đơn điện tử, hoá đơn điện tử có mã xác thực
  • 19/04/2019

    Doanh nghiệp hào hứng với hoá đơn điện tử, hoá đơn điện tử có mã xác thực

    Ngày 23/6/2016, Bộ Tài chính đã ban hành Quyết định số 1209/QĐ-BTC về việc thí điểm sử dụng hoá đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế. Việc thí điểm được thực hiện đối với 200 doanh nghiệp trên địa bàn Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh đến hết tháng 12/2016 và chuẩn bị các điều kiện cần thiết để tổ chức thí điểm thông suốt.

  • Hoàn thành việc áp dụng hóa đơn điện tử vào năm 2020
  • 20/04/2019

    Hoàn thành việc áp dụng hóa đơn điện tử vào năm 2020

    (TBTCVN) - Tại buổi họp báo chuyên đề do Tổng cục Thuế tổ chức chiều 19/10, ông Cao Anh Tuấn – Phó Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế cho biết, sẽ hoàn thành việc chuyển đổi hóa đơn giấy hiện nay sang hóa đơn điện tử (HĐĐT) trước ngày 1/11/2020.

  • Đã xác thực được hơn 2,3 triệu hóa đơn
  • 20/04/2019

    Đã xác thực được hơn 2,3 triệu hóa đơn

    Nằm trong kế hoạch triển khai các Nghị quyết của Chính phủ về cải thiện môi trường kinh doanh, nâng cao năng lực cạnh tranh và Chính phủ điện tử, thời gian qua, Tổng cục Thuế đã xây dựng và triển khai thí điểm hệ thống cấp hóa đơn điện tử có mã xác thực. 

  • Những thông tin Doanh nghiệp cần lưu ý về Hóa Đơn Điện Tử
  • 14/06/2019

    Những thông tin Doanh nghiệp cần lưu ý về Hóa Đơn Điện Tử

    Theo Luật Quản Lý Thuế bắt buộc doanh nghiệp tại Việt Nam phải chuyển đổi sang sử dụng HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ (HĐĐT) thay cho Hóa đơn giấy như thường lệ. Sự ra đời của Hóa đơn điện tử là trong những bước chuyển đổi liên quan đến công nghệ thanh toán đang rất được quan tâm nhờ mang lại nhiều tính năng hữu ích.

  • Hướng dẫn nộp Thông báo phát hành hóa đơn qua mạng
  • 10/07/2019

    Hướng dẫn nộp Thông báo phát hành hóa đơn qua mạng

    Với mục tiêu hỗ trợ doanh nghiệp trong công tác chuyển đổi dịch vụ hóa đơn và kê khai thuế, P.A Việt Nam đã cho xuất bản hệ thống đăng ký hóa đơn điện tử. Dưới đây là bài hướng dẫn Nộp thông báo phát hành hóa đơn qua mạng.

  • Workshop Hóa Đơn Điện Tử Thông Minh - Xu Thế Tất Yếu Của Doanh Nghiệp Chuyển Đổi Số
  • 18/07/2019

    Workshop Hóa Đơn Điện Tử Thông Minh - Xu Thế Tất Yếu Của Doanh Nghiệp Chuyển Đổi Số

    Một doanh nghiệp được thực sự coi là chuyển đổi số khi tiến hành số hóa, tự động hóa tất cả các quy trình làm việc để thay thế phương thức làm việc thủ công, kém hiệu quả trước đây. Mọi hoạt động của doanh nghiệp từ sản xuất, quảng bá, tiếp thị, bán hàng, thanh toán cho tới xuất hóa đơn… đều phải số hóa, tự động hóa, đồng thời đồng bộ lẫn nhau để tạo nên một hệ thống hoàn chỉnh.

  • Chuẩn bị chuyển đổi sử dụng hoàn toàn sang Hóa đơn điện tử
  • 19/07/2019

    Chuẩn bị chuyển đổi sử dụng hoàn toàn sang Hóa đơn điện tử

    Mới đây, Luật Quản lý thuế (sửa đổi) được công bố ngày 04/07/2019 đã đưa ra quy định về việc áp dụng hóa đơn, chứng từ điện tử. “Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để ngành thuế mở rộng hóa đơn điện tử (HĐĐT) và “khai tử” hóa đơn giấy truyền thống”, bà Tạ Thị Phương Lan, Phó vụ trưởng Vụ Quản lý thuế DN nhỏ và vừa, hộ kinh doanh và cá nhân (Tổng cục Thuế) khẳng định.

  • Hướng Dẫn Quản Lý Tình Hình Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử
  • 23/08/2019

    Hướng Dẫn Quản Lý Tình Hình Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử

    Ngoài chức năng phát hành và gửi hóa đơn điện tử nhanh chóng, giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và tiết kiệm thời gian thì việc quản lý tình hình sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) cũng là một trong các yếu tố quan trọng và cần thiết đối với các doanh nghiệp hiện nay.

  • Quy Định Về Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử Khi Có Hàng Hóa Đi Đường
  • 30/07/2019

    Quy Định Về Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử Khi Có Hàng Hóa Đi Đường

    Nghị định 119/2018/NĐ-CP được Chính phủ ban hành quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bắt đầu có hiệu lực từ 1/11/2018. Điều này đã đánh dấu thêm một bước tiến trong lộ trình chuyển dịch sử dụng Hóa đơn giấy sang Hóa đơn điện tử.

TOP