Hướng Dẫn Kê Khai Và Hạch Toán Hóa Đơn Điện Tử

23/09/2019

Bạn là nhân viên kế toán? Bạn đang sử dụng hóa đơn điện tử nhưng còn loay hoay trong việc hạch toán hóa đơn điện tử. Dưới đây là các bước để kê khai và hạch toán hóa đơn điện tử sao cho đúng với quy định pháp luật Việt Nam.

1. ĐỊNH DẠNG CỦA HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

1.1. Các hình thức đơn vị cung cấp gửi hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp:

  • Bản thể hiện hóa đơn điện tử (HĐĐT) in ra giấy
  • Mã, link tra cứu qua SMS
  • File PDF, XML qua mail (hoặc có thể chỉ gửi file PDF)

1.2. Các lưu ý khi nhận file mềm:

- HĐĐT bao gồm ít nhất 2 file luôn đi cùng nhau:

  • File .XML (file dữ liệu hóa đơn): là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, file CÓ GIÁ TRỊ PHÁP LÝ khi chưa bị sửa đổi.
  • File .PDF (bản thể hiện của hóa đơn): là file thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của HĐĐT; có dạng như một tờ hóa đơn thông thường, tuy nhiên do chỉ là bản thể hiện của file XML nên file PDF hoặc bản in này KHÔNG CÓ GIÁ TRỊ PHÁP LÝ

1.3. Cách nhận hóa đơn điện tử:

Khi mua hàng hóa/dịch vụ thì nhà cung cấp sẽ gửi hóa đơn cho người mua theo các hình thức sau:

  • Bản thể hiện của hđđt được in ra giấy (xăng dầu, viễn thông, điện, nước…)
  • Gửi mã và link tra cứu qua điện thoại
  • Gửi email file pdf hoặc cả 2 file pdf và xml, …


2. KÊ KHAI VÀ NỘP THUẾ CHO HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Bước 1Kế toán của đơn vị có thể sử dụng các hình thức sau để kê khai thuế & nộp thuế bình thường:
- Hóa đơn điện tử file PDF
- Bản thể hiện hóa đơn in dạng giấy
- Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử

Bước 2: Truy cập website hoặc cổng thông tin điện tử của đơn vị cung cấp tải file XML & lưu trữ file để cung cấp cho cơ quan Thuế khi có yêu cầu (file XML là file có giá trị về pháp lý khi chưa bị chỉnh sửa)


3. HẠCH TOÁN HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

HĐĐT là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Do đó doanh nghiệp không phải in ra để lưu trữ (Thông Tư số 32/2011/TT-BTC). Vì vậy sẽ có 2 trường hợp hạch toán Hóa đơn điện tử như sau:

  • Doanh nghiệp phải in bản thể hiện của hóa đơn điện tử ra để làm thủ tục thanh toán nội bộ và quyết toán thuế trong trường hợp cần hạch toán kế toán và kẹp chứng từ khi hoàn thiện sổ sách báo cáo
  • Doanh nghiệp được kiểm tra bởi thanh tra từ cơ quan thuế, doanh nghiệp mở file XML đã lưu trên máy tính hoặc copy vào USB cho cán bộ thuế.

------------------
Liên Hệ Tư Vấn & Đăng Ký Sử Dụng Dịch Vụ:
▶ Hotline: 1900 9477 (Ext: 606)
▶ HCM: ‎(028) 6256 3737 || HN: ‎(024) 7307 3737
▶ Facebook: https://www.facebook.com/hoadon.cloud

Bài viết liên quan khác
  • Doanh nghiệp hào hứng với hoá đơn điện tử, hoá đơn điện tử có mã xác thực
  • 19/04/2019

    Doanh nghiệp hào hứng với hoá đơn điện tử, hoá đơn điện tử có mã xác thực

    Ngày 23/6/2016, Bộ Tài chính đã ban hành Quyết định số 1209/QĐ-BTC về việc thí điểm sử dụng hoá đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế. Việc thí điểm được thực hiện đối với 200 doanh nghiệp trên địa bàn Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh đến hết tháng 12/2016 và chuẩn bị các điều kiện cần thiết để tổ chức thí điểm thông suốt.

  • Hoàn thành việc áp dụng hóa đơn điện tử vào năm 2020
  • 20/04/2019

    Hoàn thành việc áp dụng hóa đơn điện tử vào năm 2020

    (TBTCVN) - Tại buổi họp báo chuyên đề do Tổng cục Thuế tổ chức chiều 19/10, ông Cao Anh Tuấn – Phó Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế cho biết, sẽ hoàn thành việc chuyển đổi hóa đơn giấy hiện nay sang hóa đơn điện tử (HĐĐT) trước ngày 1/11/2020.

  • Đã xác thực được hơn 2,3 triệu hóa đơn
  • 20/04/2019

    Đã xác thực được hơn 2,3 triệu hóa đơn

    Nằm trong kế hoạch triển khai các Nghị quyết của Chính phủ về cải thiện môi trường kinh doanh, nâng cao năng lực cạnh tranh và Chính phủ điện tử, thời gian qua, Tổng cục Thuế đã xây dựng và triển khai thí điểm hệ thống cấp hóa đơn điện tử có mã xác thực. 

  • Những thông tin Doanh nghiệp cần lưu ý về Hóa Đơn Điện Tử
  • 14/06/2019

    Những thông tin Doanh nghiệp cần lưu ý về Hóa Đơn Điện Tử

    Theo Luật Quản Lý Thuế bắt buộc doanh nghiệp tại Việt Nam phải chuyển đổi sang sử dụng HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ (HĐĐT) thay cho Hóa đơn giấy như thường lệ. Sự ra đời của Hóa đơn điện tử là trong những bước chuyển đổi liên quan đến công nghệ thanh toán đang rất được quan tâm nhờ mang lại nhiều tính năng hữu ích.

  • Hướng dẫn nộp Thông báo phát hành hóa đơn qua mạng
  • 10/07/2019

    Hướng dẫn nộp Thông báo phát hành hóa đơn qua mạng

    Với mục tiêu hỗ trợ doanh nghiệp trong công tác chuyển đổi dịch vụ hóa đơn và kê khai thuế, P.A Việt Nam đã cho xuất bản hệ thống đăng ký hóa đơn điện tử. Dưới đây là bài hướng dẫn Nộp thông báo phát hành hóa đơn qua mạng.

  • Workshop Hóa Đơn Điện Tử Thông Minh - Xu Thế Tất Yếu Của Doanh Nghiệp Chuyển Đổi Số
  • 18/07/2019

    Workshop Hóa Đơn Điện Tử Thông Minh - Xu Thế Tất Yếu Của Doanh Nghiệp Chuyển Đổi Số

    Một doanh nghiệp được thực sự coi là chuyển đổi số khi tiến hành số hóa, tự động hóa tất cả các quy trình làm việc để thay thế phương thức làm việc thủ công, kém hiệu quả trước đây. Mọi hoạt động của doanh nghiệp từ sản xuất, quảng bá, tiếp thị, bán hàng, thanh toán cho tới xuất hóa đơn… đều phải số hóa, tự động hóa, đồng thời đồng bộ lẫn nhau để tạo nên một hệ thống hoàn chỉnh.

  • Chuẩn bị chuyển đổi sử dụng hoàn toàn sang Hóa đơn điện tử
  • 19/07/2019

    Chuẩn bị chuyển đổi sử dụng hoàn toàn sang Hóa đơn điện tử

    Mới đây, Luật Quản lý thuế (sửa đổi) được công bố ngày 04/07/2019 đã đưa ra quy định về việc áp dụng hóa đơn, chứng từ điện tử. “Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để ngành thuế mở rộng hóa đơn điện tử (HĐĐT) và “khai tử” hóa đơn giấy truyền thống”, bà Tạ Thị Phương Lan, Phó vụ trưởng Vụ Quản lý thuế DN nhỏ và vừa, hộ kinh doanh và cá nhân (Tổng cục Thuế) khẳng định.

  • Hướng Dẫn Quản Lý Tình Hình Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử
  • 23/08/2019

    Hướng Dẫn Quản Lý Tình Hình Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử

    Ngoài chức năng phát hành và gửi hóa đơn điện tử nhanh chóng, giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và tiết kiệm thời gian thì việc quản lý tình hình sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) cũng là một trong các yếu tố quan trọng và cần thiết đối với các doanh nghiệp hiện nay.

  • Quy Định Về Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử Khi Có Hàng Hóa Đi Đường
  • 30/07/2019

    Quy Định Về Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử Khi Có Hàng Hóa Đi Đường

    Nghị định 119/2018/NĐ-CP được Chính phủ ban hành quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bắt đầu có hiệu lực từ 1/11/2018. Điều này đã đánh dấu thêm một bước tiến trong lộ trình chuyển dịch sử dụng Hóa đơn giấy sang Hóa đơn điện tử.

TOP